Die Schritte zur vollständigen Compliance

Im Rahmen Ihrer Bewerbung kann es sein, dass wir Sie zur Durchführung eines KI-geführten Interviews, durchgeführt durch MADITA (ein Produkt der HeyJobs GmbH), einladen, um Ihre Eignung für die Zielposition zu ermitteln. Die Zusammenarbeit mit MADITA als Auftragsverarbeiter ist für alle folgenden Schritte in einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung geregelt.

Schritt 1 (vor der Einladung)

Hier werden Ihre Bewerbungsunterlagen von dem Anbieter mittels KI ausgelesen, mit dem Ziel, daraus im Abgleich mit dem Profil der Zielstelle geeignete Interviewfragen zu erstellen sowie eine KI-generierte Einladungs-E-Mail zu erstellen und an Sie zu versenden. Hierfür verarbeiten wir folgende Daten von Ihnen: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Bewerbungsunterlagen. Es findet keine Bewertung Ihrer Bewerbungsunterlagen statt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Schritt 2

Es erfolgt eine Einladung zu dem KI-Interview. Die Teilnahme an dem KI-Interview ist freiwillig und keine Voraussetzung für das Bewerbungsverfahren. Für das KI-Interview verarbeiten wir folgende Daten von Ihnen: die in Schritt 1 genannten Kontaktdaten sowie Ihre Interviewantworten (Sprachaufnahme des Interviews und automatisch erstelltes Transkript). Das Interview wird durch ein KI-System anhand stellenbezogener Kriterien aufbereitet. Die endgültige Entscheidung über den weiteren Bewerbungsverlauf trifft ausschließlich ein Mensch. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Schritt 3

Nach dem Interview, vor der Löschung der Daten, erfolgt ein Anonymisierungsschritt der Daten. In diesem Schritt werden alle persönlich identifizierbaren Informationen aus den Daten entfernt. Nach der Anonymisierung ist eine Zuordnung der Daten zu Ihrer Person nicht mehr möglich. Die Anonymisierung erfolgt durch uns als Verantwortlichen im Rahmen unserer datenschutzrechtlichen Pflichten zur Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c und e DSGVO). Rechtsgrundlage für die Anonymisierung als solche ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Ihre Rechte zur Ausübung des Widerrufs (Schritt 2) und des Widerspruchs (Schritte 1 und 3) können Sie über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktwege geltend machen.

1. Berechtigtes Interesse

Der Arbeitgeber hat ein legitimes unternehmerisches Interesse daran, Bewerbungsverfahren strukturiert, effizient und für alle Kandidat:innen vergleichbar durchzuführen. Der Einsatz eines KI-gestützten Interviewsystems ermöglicht standardisierte, auf die Zielstelle abgestimmte Fragestellungen und reduziert subjektive Verzerrungen im Auswahlprozess.

Ergebnis: berechtigtes Interesse gegeben.

2. Erforderlichkeit

Das Auslesen der Bewerbungsunterlagen durch den Auftragsverarbeiter ist technisch notwendig, um kandidatenspezifische, auf das Anforderungsprofil der Zielstelle abgestimmte Interviewfragen zu generieren. Ohne diesen Schritt wäre nur ein generisches, nicht auf den Kandidaten zugeschnittenes Interview möglich. Es werden ausschließlich die für die Fragenentwicklung erforderlichen Daten verarbeitet. Es findet keine Bewertung der Unterlagen, kein Scoring und keine Profilbildung statt.

Ergebnis: Verarbeitung ist erforderlich und verhältnismäßig.

3. Interessenabwägung

Für den Arbeitgeber: strukturiertes, effizientes Bewerbungsverfahren mit standardisierten, stellenbezogenen Fragestellungen.

Für den Kandidaten: Der Eingriff ist minimal. Es findet keine Bewertung der Unterlagen statt. Die Daten werden ausschließlich zur Entwicklung von Interviewfragen genutzt und nicht für andere Zwecke weiterverarbeitet. Der Kandidat hat die Bewerbungsunterlagen aktiv im Rahmen seiner Bewerbung eingereicht und kann vernünftigerweise erwarten, dass diese im Bewerbungsverfahren verarbeitet werden.

Schutzmaßnahmen: vertragliche Bindung des Auftragsverarbeiters (AVV gemäß Art. 28 DSGVO), Zweckbindung, Löschung nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, Transparenz durch Datenschutzerklärung.

Ergebnis: Das berechtigte Interesse des Arbeitgebers überwiegt. Die Verarbeitung ist für den Kandidaten vorhersehbar und der Eingriff in seine Grundrechte ist gering.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Kandidat:innen können der Verarbeitung jederzeit widersprechen. Ein Widerspruch gegen diesen Verarbeitungsschritt hat zur Folge, dass kein KI-Interview durchgeführt werden kann. Das Widerspruchsrecht wird in der Datenschutzerklärung des Arbeitgebers offengelegt.

1. Berechtigtes Interesse

Der Arbeitgeber hat ein konkretes, eigenständiges Interesse daran, den Umfang der von ihm gespeicherten personenbezogenen Daten so gering wie möglich zu halten und seine datenschutzrechtliche Haftungsexposition zu minimieren. Dieses Interesse ist nicht von den Interessen des Auftragsverarbeiters abgeleitet, sondern ergibt sich unmittelbar aus den Pflichten des Arbeitgebers als Verantwortlicher nach der DSGVO.

Ergebnis: konkretes, eigenständiges berechtigtes Interesse gegeben.

2. Erforderlichkeit

Die Anonymisierung ist die technisch geeignete Maßnahme, um eine löschungsäquivalente Wirkung zu erzielen und gleichzeitig den mit der Verarbeitung verbundenen Haftungsumfang dauerhaft zu beseitigen. Sie steht im Einklang mit den Grundsätzen der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Die Anonymisierung wird durch den Auftragsverarbeiter nach dem jeweils aktuellen Stand der Technik im Auftrag und nach Weisung des Arbeitgebers durchgeführt.

Ergebnis: Anonymisierung ist erforderlich und geeignet.

3. Interessenabwägung

Für den Arbeitgeber: dauerhafte Beseitigung datenschutzrechtlicher Risiken aus der Speicherung personenbezogener Bewerberdaten, Erfüllung der Pflichten zur Datenminimierung und Speicherbegrenzung.

Für den Kandidaten: Die Anonymisierung wirkt zu seinen Gunsten, da sie die über ihn gespeicherten personenbezogenen Daten dauerhaft und unwiederbringlich beseitigt. Nach der Anonymisierung ist eine Zuordnung der Daten zur Person des Kandidaten nach dem Stand der Technik ausgeschlossen. Die Verarbeitung dient der Reduzierung der Datenmenge, nicht ihrer Erweiterung. Transparenz wird durch die Datenschutzerklärung des Arbeitgebers sichergestellt.

Ergebnis: Das berechtigte Interesse des Arbeitgebers überwiegt. Die Anonymisierung wirkt im Ergebnis zugunsten des Kandidaten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Kandidat:innen können der Verarbeitung jederzeit widersprechen. Ein Widerspruch gegen diesen Verarbeitungsschritt hat zur Folge, dass die Daten ohne vorherige Anonymisierung unmittelbar gelöscht werden. Das Widerspruchsrecht wird in der Datenschutzerklärung des Arbeitgebers offengelegt.